As empresas compram licenças para funcionários individuais e depois instalam o software a partir de um disco ou por download. O software é executado no computador de cada indivíduo e todas as informações são armazenadas nesse mesmo computador. Como é importante que as informações sejam compartilhadas e retidas dentro do escritório de advocacia, a maioria dos escritórios também irá conectar-se em rede e fazer backup de dados de computadores individuais para um servidor de arquivos central compartilhado por todo o escritório. Essa rede normalmente é limitada ao escritório de uma empresa, o que significa que a equipe precisa estar no escritório para acessar, compartilhar ou fazer backup de dados. Para acessar o banco de dados fora do escritório, uma rede virtual privada (VPN) precisaria ser configurada e mantida.
O software baseado em nuvem (também conhecido como baseado na web ou software como serviço (SaaS)) incorpora o novo modelo de software que surgiu com as modernas tecnologias da Internet. O software de gerenciamento de prática jurídica baseado em nuvem é acessado por meio de um navegador da web, como Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou Microsoft Edge. Assim como usar o Gmail do Google, o Dropbox ou um carrinho de compras da Amazon, os dados são armazenados no banco de dados do fornecedor, em vez de em um computador local do escritório. Isso significa que, desde que tenham um nome de usuário e uma senha válidos, os funcionários da empresa podem fazer login no software de gerenciamento de consultórios da empresa a partir de praticamente qualquer navegador da Web, independentemente de estarem no escritório, em casa ou em outro local remoto. Isso pode oferecer vários benefícios em termos de custos gerais de configuração e manutenção, compatibilidade, usabilidade e segurança.